Подготовка офиса к зиме

Подготовка офиса к зиме

С наступлением осенней поры, температура в офисе существенно понижается по сравнению с летом. Исходя из санитарных норм, об осенних холодах можно говорить, если температура воздуха упала до +10С и ниже. Такая температура во многом некомфортна для нормальной работы, поэтому работодатель обязан гарантировать сотрудникам соответствующие условия их безопасности и охраны труда (212 статья ТК РФ). Охрана труда подразумевает обстоятельства труда и производственной среда, которые влияют на здоровье и работоспособность подчиненных (209 статья ТК РФ).

Подготовка офиса к зиме, приведение в надлежащее состояние – обязанность работодателя.

Утепление и замена окон
Деньги, потраченные на утепление окон, можно рассматривать как затраты с целью поддержать здание в хорошем состоянии. Следственно, эти деньги можно воспринимать как расходы на обеспечение гарантии условий труда в соответствии с нормами, а также как затраты на текущий ремонт здания.

Если рассматривать все мероприятия (заклеивание окон, утепление их при помощи специальной ленты), проведенные для утепления как обеспечение гарантий условий труда, то работодатель должен включить их в утвержденный им перечень по охране труда. Исходя из учетной политики компании, необходимо оформить передачу материалов документами. Требуется также оформить акт на списание материалов.

Если же рассматривать работы как текущий ремонт здания, то прежде чем проводить какие-то мероприятия, составляется дефектная ведомость, в которой следует указать все найденные повреждения оконных рам, определить объем работ, назначить человека, который возьмет на себя ответственность за ремонт. Также, следует определиться, кто будет делать ремонт: ваша организация или сторонняя. Деньги на ремонт собственного здания рассматриваются в виде расходов в том периоде, когда они были потрачены физически. Арендатор помещения под офис действует по тому же принципу, если в договоре аренды не предусмотрено возмещение такого вида расходов или обязанность по текущему ремонту не лежит на арендодателе. Расходы, в случае аренды помещения под офис у физического лица, учитываются на основании 264 статьи Налогового Кодекса РФ, как и прочие неименованные в статье.

Бухгалтерский учет рассматривает и первый, и второй случай, как расходы по обычному виду деятельности, которые учитываются под той датой, когда был подписан акт приема-передачи выполненной работы. Если, при обследовании помещения, комиссия делает вывод, что окна надо менять, то такие работы (к ним же относится замена металлопластиковых окон) относят к ремонтным. Они учитываются в налоговом учете по ст. 260 Налогового Кодекса РФ, в письмах Министерства Финансов России от 14.09.2004 № 03-03-04/1/39 и от 29.12.2009 № 03-03-06/1/830.

Ремонтные работы не изменят технологическое назначение, нормативные показатели и функции здания, следовательно, они не могут учитываться как реконструкция и модернизация здания и поэтому рассматриваются как капитальный ремонт. Когда процесс ремонта окончен, работодатель должен составить первичный документ, в котором это подтверждено. Если были заменены окна, то в инвентарную карточку помещения вносится запись о проведенной работе и изменениях в его характеристиках здания. Арендатор может учитывать потраченные средства на замену окон в здании только тогда, когда в договоре указано, что на нем лежит обязанность провести капитальный ремонт.

Установка обогревателей
Установить обогреватели – это один из наиболее простых способов привести офис в надлежащее состояние по санитарным правилам и нормам. В случае, если мероприятия по охране труда, который утвердил работодатель, предусматривают такие траты, то в затратах учитывается стоимость всех купленных отопительных приборов, но только в случае, если стоимость не выше 40 тысяч рублей. Если же стоимость выше, то ее нужно учитывать через амортизацию.

С этим согласны чиновники (письмо Министерства Финансов России 03.10.2012 N 03-03-06/2/112, письмо УФНС по Москве 16.05.2003 № 26-12/26601, постановление Федеральной антимонопольной службы Поволжского округа 21.08.2007 N А57-10229/06-33). Чтобы экономически обосновать затраты, можно, к примеру, составить акт в котором будет сказано, что температура в помещении не соответствовала нормам и утвердить его. Если список материально-производственных запасов учитывает обогреватели, то их стоимость списывают в момент передачи в эксплуатацию.