Личный автомобиль в служебных целях

Личный автомобиль в служебных целях

Ни один бизнес не может обойтись без транспорта. Чаще всего мы сталкиваемся с использованием легкового автотранспорта.

Согласно российскому законодательству, работодатель не имеет права использовать автомобиль сотрудника безвозмездно (Ст.188 ТК РФ).

Более того, личный транспорт работника может использоваться только с разрешения самого работника.
Законодатель предлагает два способа решения этого вопроса.
В первом случае выплачивать компенсацию за такой транспорт. Во втором случае взять автомобиль в аренду.

.

Вначале поговорим о первом способе. 
Организации, применяющие ОСНО, как и предприятия, работающие на УСН, компенсационные выплаты сотруднику за а/м, который используется на предприятии, могут списать на затраты, которые снизят налогооблагаемую базу, о чем говорится НК РФ (п. п. 11 п. 1 статьи 264 и п. п. 12 п. 2. ст. 346.16).

Сумма компенсации оговаривается в Договоре или приказе, подписанном руководителем предприятия (организации) и работником.
Необходимо знать, что Постановлением Правительства РФ установлены предельные суммы компенсации.
Если у а/м объем двигателя до 2000 куб. см. — 1200 рублей в месяц, для а/м, объем двигателя, которых больше 2000 куб. см — 1500 рублей в месяц.

Тем не менее, когда мы говорим о компенсации таких расходов, то необходимо помнить, что к расходам можно отнести только те, которые подтверждены документально.
Назначая работнику компенсационные выплаты, своим приказом руководитель предприятия фиксирует сам факт и суммы таких выплат.
Как отразятся компенсационные выплаты на налогообложении самого работника?

П. 3 ст. 217 НК РФ запрещает облагать все компенсационные выплаты, назначенные сотруднику, которые возникли в процессе трудовых отношений.
Несмотря на то, что налоговики при проверках, стараются руководствоваться Постановлением Правительства №92, ТК РФ не установлены нормы компенсации. Не установлены такие нормы и НК РФ. А законы № 212-ФЗ и №152-ФЗ освобождают компенсационные выплаты от обложения любыми видами взносов, которые оговорены в договоре между сотрудником и предприятием.

Второй способ, позволяющий использовать автомобиль сотрудника (Ст.642 ГК РФ) — это арендные отношения, т.е. сотрудник, сдает в аренду автомобиль предприятию.
Подписывая договор аренды, нужно быть уверенным, что в нем оговорены все детали такой сделки.
Для предприятия-арендатора, компенсационные выплаты за такой автомобиль будут учитываться в расходах, которые уменьшат налогооблагаемую базу. А для арендатора, сотрудника, такая плата будет считаться доходом.

Выплачивая арендную плату, предприятие — арендатор обязано удержать 13% НДФЛ (ст.226 НК РФ).
Каждая из сторон должна взвешенно подойти к подписанию таких договоров.
И еще одно предостережение, связанное с арендой транспорта.

Это касается автомобилей, которыми управляют сотрудники предприятия по доверенности. В данном случае, компенсации положены владельцу автомобиля, а не сотруднику, и эта компенсация уже будет являться налогооблагаемым доходом.

Согласно ТК РФ, выплачивать компенсацию можно только законному владельцу автомобиля.

.

И еще один важный момент.

В случае заключения договора аренды автомобиля без экипажа, в договоре можно прописать что все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, арендатор берет на себя. В таком случае  ГСМ, расходные материалы, ОСАГО, КАСКО, ТО и другие статьи затрат на автомобиль может взять на себя арендатор. Водитель такого автомобиля, который будет на нем ездить в служебных целях, обязан заполнять путевые листы на автомобиль. О видах путевых листов мы расскажем в другой статье.